1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortliche:
Notare Harald Ohnleiter, Jochen Hillebrand und Dr. Stephan Sünner (im Folgenden "Notare" genannt),


Postadresse:
Königstraße 1 A,
70173 Stuttgart
sekretariat@remove.this.notar-ohnleiter.de
sekretariat@remove.this.notar-hillebrand.de
sekretariat@remove.this.notar-suenner.de
0711 / 22985 - 0
0711 / 22985 - 10

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Notare ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Datenschutzbeauftragter,
beziehungsweise unter
datenschutz@remove.this.notar-ohnleiter.de,
datenschutz@remove.this.notar-hillebrand.de,
datenschutz@remove.this.notarsuenner.de bzw.
datenschutz@remove.this.ohs-notare.de erreichbar. 

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir folgende Daten: 

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und –ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im
  • Einzelfall auch die Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
  • in bestimmten Fällen (z. B. Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen) auch Daten Ihrer
  • familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten, ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible
  • Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen zu Dritten, z. B. Aktenzeichen, Darlehensoder Kontonummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern (z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregister). 

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die
im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen
Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der DatenschutzGrundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten
Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur
Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur
Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur
aufgrund der für uns jeweils geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im
Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen
ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6
Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde
daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten. 

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Notare unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle
Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.
Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B.
aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie
Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie
Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir
unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde
verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
In diesem Rahmen können Daten auch an zur Verschwiegenheit verpflichtete Auftragsverarbeiter weitergegeben
werden. Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener
Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen
oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

4. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen
Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

5. Videoüberwachung

Flure und Wartebereiche der Kanzleiräume sind videoüberwacht; eine Speicherung erfolgt nicht.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist
  • von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn Ihr Löschungsanspruch abgelehnt wird (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg,
    Hausanschrift: Königstraße 10a 70173 Stuttgart,
    Postanschrift: Postfach 10 29 32 70025 Stuttgart,
    0711 / 615541 - 0
    0711 / 615541 - 15
    poststelle@remove.this.lfdi.bwl.de.
    Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.